Verwerkersovereenkomst

Aard, doel, categorieën van betrokkenen en soorten persoonsgegevens zijn omschreven in Bijlage 1.

De verwerking duurt zolang de overeenkomst tussen partijen voortduurt, vermeerderd met de in artikel 10 genoemde termijnen.

Klant staat ervoor in dat de verwerking rechtmatig is en berust op een geldige grondslag, en dat betrokkenen op de voorgeschreven wijze zijn geïnformeerd.

Klant staat ervoor in dat hij beschikt over de vereiste toestemming voor het verzenden van marketing- en herinneringsberichten via het platform.

Klant is verantwoordelijk voor de juistheid van de door hem ingevoerde persoonsgegevens en voor de toegangsrechten die hij aan zijn medewerkers toekent.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Het platform is niet bestemd voor de verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG, waaronder gegevens over gezondheid. Het platform kent vrije tekstvelden — waaronder een notitieveld bij een afspraak — waarin Klant technisch gezien dergelijke gegevens kan invoeren.

Boekly treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG. Deze zijn omschreven in Bijlage 2.

De maatregelen zijn afgestemd op de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, alsmede op de risico's voor betrokkenen.

Boekly mag de maatregelen wijzigen, mits het beveiligingsniveau niet wezenlijk afneemt.

Boekly waarborgt dat personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding zijn gehouden en uitsluitend toegang hebben voor zover noodzakelijk voor hun taak.

Klant verleent Boekly hierbij algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van subverwerkers.

De op het moment van sluiten van deze Verwerkersovereenkomst ingeschakelde subverwerkers zijn opgenomen in Bijlage 3. Een actueel overzicht is te raadplegen via getboekly.nl.

Boekly informeert Klant ten minste dertig (30) dagen vooraf over de voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker.

Klant kan binnen veertien (14) dagen na die kennisgeving op redelijke, aan gegevensbescherming gerelateerde gronden schriftelijk bezwaar maken. Komen partijen niet tot een oplossing, dan kan Klant de overeenkomst opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat, zonder kosten en met behoud van het recht op export van de gegevens.

Boekly legt aan iedere subverwerker verplichtingen op die ten minste gelijkwaardig zijn aan die in deze Verwerkersovereenkomst.

Boekly blijft jegens Klant volledig aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen door de subverwerker.

Boekly verwerkt de persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte.

Doorgifte naar een land buiten de EER vindt uitsluitend plaats indien daarvoor een geldig overdrachtsmechanisme als bedoeld in hoofdstuk V AVG bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen, aangevuld met een beoordeling van de omstandigheden in het betreffende land.

De verwerkingslocatie per subverwerker is vermeld in Bijlage 3.

Boekly verleent Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking, redelijke bijstand bij het nakomen van diens verplichtingen op grond van de artikelen 32 tot en met 36 AVG.

Boekly stelt Klant via het platform in staat om zelfstandig:

1. persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen;
2. gegevens te exporteren in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat;
3. een individuele betrokkene te verwijderen.

Ontvangt Boekly rechtstreeks een verzoek van een betrokkene, dan beantwoordt Boekly dat verzoek niet zelfstandig, maar verwijst Boekly de betrokkene naar Klant en informeert Boekly Klant onverwijld.

Voor bijstand die redelijkerwijs niet binnen de reguliere dienstverlening valt, mag Boekly redelijke kosten in rekening brengen. Boekly stelt Klant daarvan vooraf op de hoogte.

Boekly informeert Klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen achtenveertig (48) uur nadat Boekly bekend is geworden met een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de door Boekly voor Klant verwerkte gegevens betreft.

De melding bevat ten minste:

1. de aard van de inbreuk, waaronder, voor zover bekend, de categorieën en het aantal betrokkenen en gegevens;
2. de waarschijnlijke gevolgen;
3. de getroffen en voorgestelde maatregelen;
4. contactgegevens voor nadere informatie.

Is niet alle informatie direct beschikbaar, dan verstrekt Boekly deze zodra dat redelijkerwijs mogelijk is.

Klant beoordeelt zelf of melding aan de toezichthoudende autoriteit of aan betrokkenen is vereist. Boekly doet geen melding aan de toezichthoudende autoriteit namens Klant, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

Boekly houdt een register bij van inbreuken en verleent Klant redelijke bijstand bij onderzoek en afhandeling.

Boekly stelt Klant op verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van deze Verwerkersovereenkomst aan te tonen.

Klant mag ten hoogste eenmaal per kalenderjaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke, aan geheimhouding gebonden auditor. Klant kondigt een audit ten minste dertig (30) dagen vooraf schriftelijk aan.

Een audit vindt plaats tijdens kantooruren, verstoort de bedrijfsvoering van Boekly zo min mogelijk en strekt zich niet uit tot gegevens van andere klanten van Boekly.

De kosten van een audit komen voor rekening van Klant, tenzij daaruit een wezenlijke tekortkoming van Boekly blijkt.

Aanvullende audits zijn mogelijk indien een inbreuk daartoe redelijkerwijs aanleiding geeft, of indien een toezichthoudende autoriteit daarom verzoekt.

Na het einde van de overeenkomst blijven de persoonsgegevens gedurende dertig (30) dagen beschikbaar zodat Klant deze kan exporteren.

Na afloop van die termijn verwijdert Boekly de persoonsgegevens uit de productieomgeving.

Gegevens in reguliere back-ups worden verwijderd volgens de gebruikelijke back-upcyclus, uiterlijk dertig (30) dagen na de in artikel 10.2 bedoelde verwijdering. Tot dat moment blijven de gegevens onderworpen aan deze Verwerkersovereenkomst.

Boekly bewaart uitsluitend die gegevens die op grond van Unierecht of lidstatelijk recht bewaard moeten blijven, en uitsluitend voor de duur van die verplichting.

Boekly bevestigt de verwijdering op verzoek schriftelijk.

De aansprakelijkheidsregeling uit de algemene voorwaarden van Boekly is van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat aansprakelijkheid die op grond van artikel 82 AVG rechtstreeks jegens betrokkenen bestaat daardoor niet wordt beperkt.

Ieder der partijen draagt de eigen aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van een aan die partij toe te rekenen schending van de AVG.

Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking bij aanvaarding en eindigt tegelijk met de overeenkomst tussen partijen, met inachtneming van artikel 10.

Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn voort te duren, blijven ook na het einde van kracht.

Boekly mag deze Verwerkersovereenkomst wijzigen indien wet- of regelgeving, een uitspraak van een toezichthouder of een wijziging in de dienstverlening daartoe aanleiding geeft. Een wijziging wordt ten minste dertig (30) dagen vooraf aangekondigd. Betreft de wijziging niet een aanpassing van ondergeschikt belang, dan kan Klant de overeenkomst opzeggen per de datum van inwerkingtreding, zonder kosten.

Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.